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六大策略学会高效时间管理,告别低效996

浏览量:30 次 发布时间:2019-04-23 16:03 编辑: 来源:

各种优先事项相互竞争,争抢着我们有限的时间。

文丨猎云网 ID:ilieyun
编译丨
柠萌

新季度的头几周呈现出一种可预测的模式:我们回顾过去的目标,将目光投向更伟大的新方向。虽然制定计划一般都要几个月,但我们知道真正的进展往往发生在一周、一天甚至一小时内。这里布满了会使你分心的陷阱,稍不留神就会迷失方向。

在这些时间范围内,各种优先事项相互竞争,争抢着我们有限的时间。此时,找到重点变得更加重要,尽管还是有一些绊脚石挡在我们的道路上。当我们拥有足够的自由,可以在任何时候处理各种任务时,我们首先要做什么?当我们大多数人的口袋里都装着一个分散注意力的小漩涡时,我们该如何排除噪音呢?那些我们感到心烦意乱、效率低下的瞬间也会占用最为宝贵的时间。与其这样,不如把这些时间用来建立有价值的联系、培养好奇心或投资于自我保健。

多年来,Review团队从广泛的参与者那里收集了如何应对这一问题的最佳实践,其中包括工作非常繁忙的执行官们、高管教练们和许多经验丰富的。当我们仔细研究他们的建议时,发现了一个令人宽慰的主题:少即是多。真正的高效意味着少安排,多说“不”,尽量避免分心。换句话说,最高效的人并不是那些同时承担最多任务的人,而是最有目的性的人。

下面的六个策略将告诉你如何重新获得时间和注意力。我们会从小事开始说起,提供一些能够帮助识别分心诱因的技巧。然后,我们会分享更多工具,帮助应对更大的挑战、对任务进行分类以及重获工作的动机。

最后要说明的是,时间管理不仅仅是让你每天获得更多的时间,我们希望通过这些建议,你的每一分一秒都充满意义。

1.观察诱因,避免分心

会分心是人的本性。而现在,由于有了触手可及的现代机器,这种趋势又被放大了。这就是Nir Eyal作为一名创始人、投资者、行为科学家的作用所在。Eyal是畅销书《上瘾:让用户养成使用习惯的四大产品逻辑》一书的作者。Eyal旨在帮助职场人士在工作时更好地投入进去,而在不工作的时候能全身心地放松。

在Eyal看来,把注意力放在工作上的最好策略之一就是把更多的精力和注意力投入到控制那些正在侵蚀我们注意力的内在诱因上。换句话说,在你战胜分心之前,你需要了解它从何而来。

“所有的人类行为——包括分心——都是从一个内在诱因开始的。身体通过让我们感觉到这些我们想要逃避的不舒服的感觉来让我们行动起来。这被称为体内平衡。如果你觉得冷,你会穿上一件夹克。如果你觉得暖和,会把它脱掉。”Eyal说。我们使用的产品也没有什么不同。你可能因为无聊才看新闻,因为孤独才上Facebook,因为不确定才上谷歌。“正是这些瞬时反应使你对这些产品如此容易形成依赖。即使在你排除了所有这些干扰之后,如果你不专注于内在的诱因,你还是会被一些事情分心。”

为了控制注意力分散,Eyal了一些简单的方法,让我们可以直面内心的诱因:

1)  注意自身的感觉。Eyal建议当你分心的时候注意一下自身的感觉,然后寻找引发分心的情绪。

2)  充满好奇心。对你的内在诱因要有好奇心,而不是一味批判。

3)  当你在密切关注诱因时,要对自己有同情心。每个人都会时不时地逃避任务。但是,当你确定模式,例如这是你永远不想开始的任务时,请考虑是否存在更大的问题。

即使你已经注意到了内在诱因,你仍然可能需要相关支持来保持注意力在正确的轨道上。对此,Eyal提出了以下建议:

1)  创造一个《尤利西斯条约》。在《尤利西斯条约》中,你和未来的自己做某种交易,在特定的时间内,把自己封锁在一个特定的任务中。Eyal说:“虽然科技可能造成了更多的干扰,但好消息是,它也产生了一些有趣的工具,帮助人们集中注意力。比如,当我需要集中精力写作时,我会使用一款名为Forest的应用程序,它会在一段特定的时间内屏蔽我的手机。”

2)  找到一个专注的伙伴。现代职场的挑战之一是灵活性太大,责任感太少。Eyal说:“我们今天遇到的问题之一是,有些人远程办公,有些人在办公室里工作,而你却不知道每个人在做什么。这种情况下,偷懒和努力工作看起来是一样的。所以,找一个同事,建立责任感。面对面或虚拟地坐在一起,告诉对方你接下来一个小时要做什么。然后,让彼此对这项任务负责。

3)  重新定义任务。你也可以从不同的角度看待自己的任务,让你的任务本身更具有吸引力。“我的朋友Ian Bogost是佐治亚理工学院的教授,他还研究玩耍。他写了一本书,叫《玩的就是规则》。他认为,通过寻找任务内部的可变性,你可以让任何任务都变得有趣。即使一项任务一开始看起来很无聊,也要寻找它的多样性。

2.学会任务分类

虽然时间管理的目的通常是调整你的注意力,确保每项任务都能完成,但它也能防止你忽视它时可能出现的负面影响。当Roli Saxena加入Clever,在这家不断壮大的初创公司负责引导客户成功时,随着她的角色不断扩大,她亲身体验到了这一点。她有太多的事情要做,于是她开始寻找能让自己远离倦怠的策略,最终开发了几个关键框架,帮助她在职业生涯最艰难的时刻里分清轻重缓急、集中精力、生存下来。

“不管你有多或多有经验,职业倦怠都是不可避免的。你所能做的就是努力预防它,并营造一个环境,获得更多的时间。”她说。下面是她在混乱的环境中仍然能够保持头脑清醒的一个小策略:把你的任务分成“石头”和“沙子”。

如果你需要做的所有重要的事情都是石头,所有持续不断的琐事都是沙子,那么把从电子邮件到不那么重要的会议,再到一次性的问题和Slack上的信息都进行归类。接下来,把你的一天想象成一个罐子。如果你一整天不停地回复来客的询问,沙子就会很快填满这个罐子,再也没有地方放石头了。

但是,假如你决心专注于一两块石头,并挤出时间来做这件事。如果你把石头放进罐子里,你仍然可以把沙子倒进去。电子邮件也是如此。回复最重要的信息,完成更重要的工作。

她说:“你会更严格地划分邮件的优先级,并更快地回复邮件,你不会给机会让它们给你造成困扰。你可以对沙子妥协,但是不能对石头妥协。”

谈到管理“沙子”的最佳策略,Saxena建议,当遇到电子邮件时,拥抱你内心的懒惰。

“我会快速浏览一下,看看什么是最重要的,然后确保把它们处理好。”她说,“其他的可能做不完,但没关系。我不必总保持收件箱空空的。在任何时候都能立即做出反应,这种期望是不现实的。老实说,这可能也不是别人的期望,而是你自己的期望。”

为了确保自己没有错过任何事情,Saxena在周五安排了两个小时的时间来处理和回复剩余的非紧急邮件,这样她就可以以全新的姿态开始下一周的工作。

3.保证精力,提高效率

Katia Verresen的客户经常向她提出同样的、充满幻想(但又熟悉)的请求:帮助他们在紧凑的日程表中争取更多的时间。为了引导她的客户养成高效工作的习惯,这位广受欢迎的职业教练鼓励人们从内部反思开始,然后朝着外部变化努力。她说,成功的变化通常从最大化自己的身体、情感和精神能量开始。

大多数人都知道身体能量的核心组成部分:充足的睡眠、合理的饮食和锻炼。但知道这些规则的人和遵守这些规则的人之间的差距是巨大的。在高压力环境中保存体力尤其重要,因为压力可能会在你不知不觉中消耗你的能量。

为了了解你自己的身体能力储备,Verresen建议问自己几个基本的问题:你总体感觉有多清醒?你的睡眠模式是怎样的?你有时间锻炼吗?你经常在会议之间休息吗?还是把会议安排得很紧凑?你参与会议的程度如何?

有了大致的了解之后进行细化,使用电子表格来绘制你每小时的警觉程度和疲劳程度。Verresen建议这样做三天到一周。“当你如此密切地追踪事物时,它就变成了一部你可以重放的电影。当我们一起看这部电影时,我们可以确定他们在哪些时间段明显更有规律地保持警觉,哪些时间段有所欠缺,”她说。

Verresen说,这个练习不仅仅是判断你是否是“早起的人”。它能够让你知道你一天中什么时间可以进行更高层次的思考?你什么时候能解决最棘手的问题?什么时候你能把精力投入到那些不容易或不知道解决方案的任务上?

一旦你对自己每天精力的高峰和低谷有了更好的理解,就可以进行调整。找出你最有精力工作的时间段,同时在你精力相对不足的时间做一些简单或强度较低的工作。

为了给一些优先事项预留时间和空间,Verresen还建议,每周留出90分钟到2小时不等的两个时间段作为精神空白。她说:“把它写在你的日程表上,确保你在这段时间里不被打扰。而且,这段时间还要安排在你最警觉的时候。我们的目标是缩小范围,思考当前正在发生的事情,以及未来你想做什么。这正是创造性解决方案和好主意的来源。”

如果可能的话,Verresen还建议安排一些时间。在这个时间段里,人们可以打断你,可以与你互动。一对一的时间安排显然是必要的,但事实证明,办公时间也能有效地限制工作中的干扰和分心。

4.自律勤奋不可少

Mathilde Collin以安静专注和对效率的执着而闻名,也是Front令人印象深刻的飞行轨迹背后的推进力量。从她组织闪电般快速的筹资过程,到她令人难以置信的沟通更新,自律是贯穿她作为Front联合创始人兼执行官所做一切的主题。根据她的经验,时间管理是自律中最重要的——也是被忽视的——要素之一。

“在高层次上,自律意味着只关注少数几件事,这是非常具有挑战性的,因为你有这么多事情要做,而且你被拉向这么多方向,每件事似乎都很重要。但自律归根结底是集中在正确的事情上,”Collin说。“这就是为什么我要高度警惕,确保把时间花在最重要的事情上。”

为了确保你的时间花在正确的事情上,Collin建议退一步问问自己以下问题:你的日程表是否反映了你每一周为你的团队设定的优先级?有没有什么活动你没有花足够的时间?你是否有自制力和内在的时间抽身出来,甚至离开?

如果以上任何一个问题的答案都是“不”,那就把这当作一个信号,表明你需要调整自己的时间安排,并利用她下面的4条建议,让你的日程表变得更紧凑:

1)  拦截和处理:为电子邮件创建一个窗口,并选择退出通知。

2)  给自己一点时间退后一步,理清思绪。

3)  和自己约定,周五花时间来安排下一周的工作。

4)  分析时间,使你的意图与现实相符。

Collin会偶尔在推特上向她的粉丝分享她如何安排时间的图表。下面就是具体如何安排工作的一个例子:

“每到周末,我的EA就会给我发送一份日历分析报告。”Collin说。“它是根据活动类型划分的,比如面试、销售、管理等等。我也会从团队的角度来审视这个问题,看看我是否花了太多时间在某个团队上,而忽视了另一个团队。”

5.两周冲刺,半年目标

当我们谈论时间管理时,我们经常是在日常工作的背景下谈论它。但是,更大的“生产力”项目包括优先考虑长期目标,确保我们稳步前进。

这是Stacy La作为个加入Clover Health的设计师时发现的。作为一名初创公司的早期员工,为了跟上一家快速扩张的公司的需求,她不得不分清轻重缓急。她不仅要关注自己的个人项目和不断壮大的团队,还要时刻关注自己的目标——即使这些目标经常在瞬息之间时发生变化。她说:“突然间,向上旋转的感觉更令人头晕目眩。”

为了有效地达到广度和深度的平衡,La建议保持两周和六个月的时间线来帮助你检查你的进度,并在需要的时候进行调整:

前6个月:绘制为期两周的主题地图

当你进入一个新角色,开始戴上每位初创公司早期员工都戴着的帽子时,关键是避免切换工作环境,同时保持灵活而又专注。La通过围绕一个主题制定为期两周的冲刺计划来实现这一点,以获得最大的灵活性和专注度。

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